Πολιτική Απορρήτου

Προσχέδιο υπό νομικό έλεγχο. Το κείμενο περιγράφει τη σημερινή λειτουργία του Psyflow, αλλά δεν έχει ακόμη εγκριθεί από νομικό σύμβουλο. Σημεία που χρειάζονται επιβεβαίωση σημειώνονται με [ΠΡΟΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ].

1. Ποιοι είμαστε

Το Psyflow (psyflow.gr) είναι λογισμικό διαχείρισης ιδιωτικού γραφείου για ψυχολόγους και ψυχοθεραπευτές. Πάροχος της υπηρεσίας είναι:

[ΠΡΟΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ: επωνυμία / ονοματεπώνυμο παρόχου, νομική μορφή, ΑΦΜ, ΔΟΥ, διεύθυνση]

Για οποιοδήποτε θέμα σχετικά με προσωπικά δεδομένα: [ΠΡΟΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ: email επικοινωνίας, π.χ. privacy@psyflow.gr].

2. Οι δύο ρόλοι μας

Ο Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (ΓΚΠΔ) ξεχωρίζει τον υπεύθυνο επεξεργασίας (αποφασίζει γιατί και πώς επεξεργάζονται τα δεδομένα) από τον εκτελούντα (τα επεξεργάζεται για λογαριασμό του υπευθύνου). Το Psyflow έχει διαφορετικό ρόλο ανάλογα με τα δεδομένα:

Αν είστε πελάτης ψυχολόγου που χρησιμοποιεί το Psyflow, ο ψυχολόγος σας αποφασίζει τι καταγράφεται για εσάς και είναι ο πρώτος αποδέκτης κάθε αιτήματός σας (βλ. ενότητα 5).

3. Επισκέπτες του psyflow.gr

Τι συλλέγουμε

• Τεχνικά στοιχεία πρόσβασης (διεύθυνση IP, browser, σελίδα, ώρα) στα αρχεία καταγραφής του server, για την ασφάλεια και τη λειτουργία της υπηρεσίας.
• Στατιστικά επισκεψιμότητας μέσω του Umami, που τρέχει στους δικούς μας servers. Δεν χρησιμοποιεί cookies, δεν δημιουργεί προφίλ και δεν μοιράζεται δεδομένα με τρίτους· βλέπουμε μόνο συγκεντρωτικά στοιχεία (π.χ. πόσες επισκέψεις είχε μια σελίδα).
• Φόρμα επικοινωνίας: όνομα, email και το μήνυμά σας, για να σας απαντήσουμε. Για προστασία από spam η φόρμα χρησιμοποιεί το Cloudflare Turnstile, που επεξεργάζεται τεχνικά στοιχεία του browser σας.

Cookies

Μπορείτε να αλλάξετε την επιλογή σας οποιαδήποτε στιγμή από τον σύνδεσμο «Ρυθμίσεις cookies» στο κάτω μέρος κάθε σελίδας.

Νομική βάση: έννομο συμφέρον για την ασφάλεια και τα συγκεντρωτικά στατιστικά (Άρθρο 6(1)(στ) ΓΚΠΔ)· συγκατάθεση για το cookie συνεργατών (Άρθρο 6(1)(α))· η απάντηση σε μήνυμα που μας στείλατε βασίζεται στο έννομο συμφέρον μας να επικοινωνήσουμε μαζί σας.

4. Ψυχολόγοι που χρησιμοποιούν το Psyflow

Τι επεξεργαζόμαστε

• Στοιχεία λογαριασμού: όνομα, email, κωδικός (αποθηκεύεται μόνο κρυπτογραφικά κατακερματισμένος), στοιχεία διπλής επαλήθευσης (2FA) και passkeys.
• Στοιχεία ιατρείου: ειδικότητα, βιογραφικό, τηλέφωνο, ωράριο, κόστος και διάρκεια συνεδρίας.
• Στοιχεία τιμολόγησης myDATA (αν ενεργοποιηθούν): ΑΦΜ και τα κλειδιά πρόσβασης στην ΑΑΔΕ, για την έκδοση παραστατικών εκ μέρους σας.
• Συνδρομή: πλάνο και ιστορικό πληρωμών. Τα στοιχεία της κάρτας τα διαχειρίζεται αποκλειστικά το Stripe· το Psyflow δεν τα βλέπει ούτε τα αποθηκεύει.
• Υποστήριξη: τα αιτήματα και τα μηνύματα που μας στέλνετε.
• Αρχείο ενεργειών: ποιος έκανε ποια σημαντική ενέργεια και πότε (π.χ. δημιουργία πελάτη, εξαγωγή δεδομένων), για λόγους ασφάλειας και λογοδοσίας. Το αρχείο δεν περιέχει το περιεχόμενο κλινικών σημειώσεων.

Νομική βάση: εκτέλεση της σύμβασης μαζί σας (Άρθρο 6(1)(β))· νομική υποχρέωση για τα φορολογικά στοιχεία της συνδρομής (Άρθρο 6(1)(γ))· έννομο συμφέρον για την ασφάλεια της υπηρεσίας (Άρθρο 6(1)(στ)).

5. Δεδομένα των πελατών των ψυχολόγων

Ο ψυχολόγος καταχωρεί στο Psyflow στοιχεία των πελατών του: στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας, ραντεβού, σημειώσεις συνεδριών, ιστορικό, φαρμακευτική αγωγή, θεραπευτικό πλάνο, αξιολογήσεις (π.χ. PHQ-9, GAD-7), καταγραφές διάθεσης, απαντήσεις σε ερωτηματολόγια, έγγραφα και στοιχεία πληρωμών. Πολλά από αυτά είναι δεδομένα υγείας (ειδική κατηγορία, Άρθρο 9 ΓΚΠΔ).

• Ο ψυχολόγος είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας. Εκείνος αποφασίζει τι καταγράφεται, έχει την ευθύνη για τη νομική βάση (π.χ. παροχή υπηρεσιών υγείας, Άρθρο 9(2)(η)) και για την ενημέρωση των πελατών του.
• Το Psyflow είναι εκτελών: επεξεργάζεται τα δεδομένα μόνο για να παρέχει την υπηρεσία στον ψυχολόγο και σύμφωνα με τις οδηγίες του. Δεν τα χρησιμοποιεί για δικούς του σκοπούς, δεν τα πουλάει και δεν τα χρησιμοποιεί για διαφήμιση ή για εκπαίδευση συστημάτων τεχνητής νοημοσύνης. Οι όροι της σχέσης αυτής ορίζονται σε Σύμβαση Επεξεργασίας Δεδομένων (DPA) [ΠΡΟΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ: υπό σύνταξη].
• Πρόσβαση: τα δεδομένα των πελατών είναι ορατά μόνο στον λογαριασμό του ψυχολόγου. [ΠΡΟΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ: πολιτική πρόσβασης του προσωπικού του Psyflow — π.χ. μόνο όταν το ζητήσει ο ψυχολόγος για τεχνική υποστήριξη ή όταν το επιβάλλει ο νόμος.]
• Email προς πελάτες: όταν ο ψυχολόγος το ενεργοποιεί, το Psyflow στέλνει για λογαριασμό του υπενθυμίσεις ραντεβού και συνδέσμους (π.χ. για ερωτηματολόγια ή καταγραφή διάθεσης) μέσω του Brevo.
• Δικαιώματα πελατών: αν είστε πελάτης ψυχολόγου, απευθυνθείτε πρώτα στον ψυχολόγο σας. Το Psyflow του παρέχει εργαλεία εξαγωγής των δεδομένων σας (Άρθρο 20) και διαγραφής/ανωνυμοποίησης (Άρθρο 17). Αν μας στείλετε αίτημα απευθείας, θα το προωθήσουμε στον ψυχολόγο σας.
• Ανήλικοι: αν ο πελάτης είναι ανήλικος, την ευθύνη για τη συγκατάθεση των γονέων/κηδεμόνων έχει ο ψυχολόγος.

6. Σε ποιους διαβιβάζονται δεδομένα

Χρησιμοποιούμε λίγους, επιλεγμένους παρόχους (υποεκτελούντες), κυρίως εντός της Ευρωπαϊκής Ένωσης:

Δεν πουλάμε προσωπικά δεδομένα και δεν τα μοιραζόμαστε για διαφημιστικούς σκοπούς. Δεδομένα μπορεί να διαβιβαστούν σε δημόσιες αρχές μόνο όταν το επιβάλλει ο νόμος.

7. Διαβιβάσεις εκτός ΕΕ

Τα δεδομένα των πελατών των ψυχολόγων αποθηκεύονται εντός ΕΕ. Διαβίβαση εκτός ΕΕ είναι πιθανή μόνο για τα στοιχεία πληρωμής της συνδρομής (Stripe) και για τα τεχνικά στοιχεία της φόρμας επικοινωνίας (Cloudflare), με βάση το Πλαίσιο Προστασίας Δεδομένων ΕΕ–ΗΠΑ ή τις Τυποποιημένες Συμβατικές Ρήτρες της Ευρωπαϊκής Επιτροπής [ΠΡΟΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ].

8. Πόσο καιρό κρατάμε τα δεδομένα

• Λογαριασμός ψυχολόγου: όσο είναι ενεργός. Με τη διαγραφή του λογαριασμού από τις ρυθμίσεις, ο λογαριασμός και όλα τα δεδομένα του (μαζί με τους φακέλους πελατών) διαγράφονται άμεσα και οριστικά από τη βάση δεδομένων. Πριν από τη διαγραφή μπορείτε να εξαγάγετε τα δεδομένα σας.
• Αντίγραφα ασφαλείας: κρυπτογραφημένα, κρατούνται έως 2 έτη με σταδιακή αραίωση (όλα για 7 ημέρες, ημερήσια για 16 ημέρες, εβδομαδιαία για 8 εβδομάδες, μηνιαία για 4 μήνες, ετήσια για 2 έτη). Διαγραμμένα δεδομένα μπορεί να υπάρχουν σε αντίγραφα μέχρι να λήξουν. [ΠΡΟΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ: αν η διάρκεια αυτή είναι αποδεκτή για δεδομένα υγείας.]
• Φακέλους πελατών: τους διατηρεί ή τους διαγράφει ο ψυχολόγος, σύμφωνα με τις δικές του επαγγελματικές και νομικές υποχρεώσεις [ΠΡΟΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ: ελάχιστοι/μέγιστοι χρόνοι τήρησης κλινικών αρχείων στην Ελλάδα].
• Φορολογικά στοιχεία συνδρομών: όσο ορίζει η φορολογική νομοθεσία [ΠΡΟΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ: π.χ. 5 έτη].
• Μηνύματα φόρμας επικοινωνίας και υποστήριξης: έως [ΠΡΟΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ: π.χ. 2 έτη] μετά την τελευταία επικοινωνία.
• Αρχεία καταγραφής server: [ΠΡΟΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ: π.χ. 30 ημέρες].

9. Πώς προστατεύουμε τα δεδομένα

• Κρυπτογράφηση της σύνδεσης (HTTPS/TLS) σε κάθε σελίδα.
• Κρυπτογράφηση των ευαίσθητων πεδίων (στοιχεία πελατών, κλινικές σημειώσεις) στη βάση δεδομένων με AES-256.
• Υποχρεωτική διπλή επαλήθευση (2FA) για τους ψυχολόγους και για τους διαχειριστές της πλατφόρμας.
• Αρχείο σημαντικών ενεργειών και κρυπτογραφημένα, καθημερινά αντίγραφα ασφαλείας.
• Πρόσβαση στους servers μόνο από εξουσιοδοτημένο προσωπικό.

Κανένα σύστημα δεν είναι απολύτως ασφαλές· αν συμβεί παραβίαση που αφορά δεδομένα σας, θα ενημερώσουμε τον υπεύθυνο επεξεργασίας και, όπου απαιτείται, την Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα, σύμφωνα με τα Άρθρα 33–34 ΓΚΠΔ.

10. Τα δικαιώματά σας

Έχετε δικαίωμα πρόσβασης, διόρθωσης, διαγραφής, περιορισμού της επεξεργασίας, φορητότητας και εναντίωσης, καθώς και δικαίωμα να ανακαλέσετε όποια συγκατάθεση έχετε δώσει. Για να τα ασκήσετε, επικοινωνήστε στο [ΠΡΟΣ ΕΠΙΒΕΒΑΙΩΣΗ: email]· θα απαντήσουμε μέσα σε έναν μήνα.

Έχετε επίσης δικαίωμα να υποβάλετε καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr, Κηφισίας 1-3, 115 23 Αθήνα).

11. Αλλαγές στην πολιτική

Αν αλλάξουμε ουσιωδώς αυτή την πολιτική, θα ενημερώσουμε τους ψυχολόγους με email ή μέσα στην εφαρμογή πριν τεθούν σε ισχύ οι αλλαγές. Η ημερομηνία της τελευταίας ενημέρωσης εμφανίζεται στην αρχή της σελίδας.